在当今日新月异的时代,试想:
作为平凡人,能做出不平凡的事业吗?
为什么不论是管理者还是普通人,都要变得卓有成效?
为什么不懂得自我管理和知识管理,你可能损失千万?
因为每个普通人,都是自己的管理者:管理实践、精力、知识、金钱、生活等。
所以,每个人都应该像管理者一样工作和思考。
因此,当你意识到,成长比成功更重要,你就不再普通。
对于大多数管理书籍而言,都是在讲如何管理别人,却少有讲述如何管理自己的。
而事实上,首先要管理的就是自己,之后才是他人,从这个层面来讲,每一个知识工作者都是管理者。
彼得·德鲁克——现代管理学之父,一个对比尔·盖茨、杰克·韦尔奇、张瑞敏等都带来巨大启发和影响的人,一个被誉为大师中的大师的人。在他的著作《卓有成效的管理者》一书中就详细讲述了如何成为一个优秀的管理者。
什么是卓有成效的管理者?
随着机械设备逐渐取代重复的体力劳动,步入知识型社会,但却仍然只采用“效率”来衡量绩效显然是不恰当的。
对一位知识工作者而言,更重要的是“做对的事情”(to get the right things done)的能力,而衡量的标准应该是卓有成效。
什么是管理者?管理者并不只是指那些被称为主管的人,在一个现代的组织里,如果一位知识工作者能够凭借其职位和知识,对该组织负有贡献的责任,因而能实质地影响该组织的经营能力及达成的成果,那么他就是一位管理者。
首先,卓有成效是可以练习的,并非天生的。这是前提,否则我们也没有必要来阅读这本《卓有成效的管理者》了。
如何成为一个卓有成效的管理者?
一、自我管理
要进行自我管理、提高自己的有效性有两个原则要坚持:一是记录自己的时间花销,并不断调整;二是要事优先。
①记录时间日记
可以说时间是所有资源中最为宝贵的。
而有效的管理者要知道,如果要管理好自己的时间,首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。记忆有时并不可靠,你认为你是把大部分时间花在了重要的工作上,事实上可能并非如此。
所以合理安排时间第一件要做的事就是记录时间花销——可以借助软件,也可以由其他人代劳(比如你的秘书)。了解了自己的时间是怎么耗用的,有助于改善时间利用。
记录的结果可能会让你大吃一惊,自己并没有想象中的那么高效,那些无关的事情耗用了你过多的时间和精力。
记录之后就是分析,如果不能带来反思和改变,那记录就毫无意义。先将非生产性和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。
你可以通过自问的方式进一步系统地管理自己的时间:
这件事,如果不做会有什么后果?
记录的哪些活动可以由别人代劳而又不影响后果?
通过这样的记录和反思改进,时间的利用就会更加高效合理。
在记录时间耗用情况时有两点要注意:
一是持续记录,这是一个持续记录并改善的过程,不能用了一段时间取得一定效果后就搁置一旁;
二是必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录,而不能事后凭记忆补记。
②要事优先
在经过时间记录调整自己的工作安排之后,接下来就要考虑在一大堆必做的事情之间做抉择,要坚持一个原则:要事优先。因为事情是做不完的,时间又是有限的,所以要把有限的精力用在高价值的事情上。
不妨问问自己:
在这些工作里,哪件比较重要,有价值?
做了对短期没有什么影响,长期内又会有什么影响?
一但确立了问题就要针对调整,利用二八法则,将80%的精力放在20%比较重要的事情上。
二、用人所长
作为管理者,都想找一个各方面都比较优秀的人才。可遗憾的是,全能的人才并不好找,即便找到了也并不一定就能出色地完成工作。
这就提出了对于一个优秀的管理者的另一个要求:用人所长。要记住:管理者的任务不是去改变人。管理者的任务,在于运用每一个人的才干。
用人所长总的来说有四个原则:
①职位设置要合理
要知道职位必须由人来担任,是人都可能犯错。听起来很简单,事实上很多企业都存在这样的问题。
你可以随便拿一份企业的招聘简章来看一下,要招的哪是常人能做的工作,分明是上帝才能担任!
你可能会说只是这样写,实际并非如此执行。但如果说写了一份形同虚设的简章,那就更应该反思。
如果一个职位先后两三人担任都失败了,那这个职位就有必要重新设计。
②职位的要求要严格,但涵盖要广
严格的要求是为了保证担任该职位的人有能力完成该岗位的工作。
而涵盖要广则是指该职位有留给其足够的发展空间,让其能充分展示自己的优势,将之转化为成果。
同时,能够自检发现自己是否真的适合这个岗位,以便及早地做出选择,这样无论是对企业还是对个人都有好处。
③用人时先考虑某人能做些什么,而不是先考虑职位的要求是什么
在用人时,我们通常的做法是按这个岗位的需求来选人。
但这样存在的一个问题:就是把这个人局限在了这个职位上,没有考虑他的特长能否为组织带来其他的贡献,是否有进一步发展的潜力?某人的品格如何?
正直的品格本身并不足以成就什么,但一个缺乏正直和诚实的人则足以败事。
④用人长处的同时要容人之所短
让合适的人做合适的事,要留意他人的长处而非紧盯着缺点,或者想找一个没有缺点的人。
要问自己:“这个人在某方面是否确有长处?他的长处,是否确为某一任务所需?这个人如果担当这项任务,是否确能表现得与众不同?”如果答案为“是”,那就不必犹豫,而录用此人。
不问:“他能跟我合得来吗?”要问:“他贡献了什么?”不问:“他不能做什么?”要问:“他能做些什么?”
所以在用人时,用的是在某一方面有所长的人,而不是在各方面都过得去的人。
三、合理决策
一名合格的管理者,还必须是一个有效的决策者。
有效的管理者不做太多的决策。他们所做的,都是重大的决策。
他们重视的,是分辨什么问题为例行性的,什么问题为策略性的,而不重视“解决问题”。
忌讳的是事无巨细一手抓,什么都要管,什么都要问。这并不是一个高效的管理者该做的事,这样除了浪费自己和大家的时间,别无益处。
关于决策的另一个原则是:管理者的决策不是从“众口一词”中得来的。
好的决策,应以互相冲突的意见为基础,从不同的观点和不同的判断中选择。
所以,除非有不同的见解,否则就不可能有决策。
在做决策时,不妨问问自己以下几个问题:
谁应该了解这项决策?应该采取什么行动?谁采取行动?这些行动应如何进行,才能使执行的人有所遵循?
总的来说,对于一位卓有成效的管理者,首先是记录好时间的使用情况;其次是把眼光集中到贡献上;然后是充分发挥人的长处;最后是有效决策,合理行动。
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