职场中,很多人跟领导汇报时,答非所问,导致汇报冗长且不明所以。汇报不高效的结果,将使领导愤怒,并怀疑你的能力。
我们都知道,职场中最大的尊重是节约彼此时间,汇报过程中切不可浪费领导太多时间。一个高效的工作汇报,往往能影响你的直观印象。
跟领导汇报过程,如何既高效又全面?以下3个方法,将为你打开高效汇报的路。
1. 复述
职场中,很多情况下的低效,来源于沟通不畅。人都喜欢去陈述自己的意见,而极少去主动倾听别人。发出者与接收者所得信息的不对称,将极易阻碍汇报的高效进行。
复述,就是用自己的话解释别人的话,这样可以确保你听到的信息与领导发出的一致。复述过后,给予疑问式的反馈,保证信息的高效流通。
小铮在某IT公司入职。IT产业更新快,他需要经常跟领导汇报。有一次领导把他叫到办公室说:“小铮,你怎么搞得,最近客户怎么频频抱怨网络信号差?”小铮听到领导让其汇报情况,解释道:“领导,是不是这位客户搞错了,我之前的客户从没出现类似问题。”领导说:“还狡辩?今天晚上你不用回家了,好好加班吧!”说完,领导就把小铮赶出了办公室。
此类问题出现的关键原因在于小铮没有充分的倾听领导,导致汇报过程因为误解而低效。其实小铮应该复述领导的疑问,这样可以确保领导感到被倾听的尊重及解决问题的一致性。
小铮应该说:“领导您刚才的意思,是这位客户最近经常上不去网?”领导说:“是的,这位客户已经举报好几次了。”小铮道:“这位客户有没有说其他出现的上网问题?比如一周掉几次网。”领导说:“这个倒没有,每次都是抱怨几句,就挂了。”小铮道:“那我大概知道领导找我的情况了,我这就联系客户确认一下,一定处理好。领导您还有其他问题需要指示吗?”领导说:“没了,你赶紧去处理吧。”
如此复述及用疑问句回馈的方式,让领导感受到自己被倾听。同时,小铮通过复述,逐步确认跟领导需求的信息一致,从而保证汇报高效地完成。
2. 深思问题的本质
有时候,领导让你汇报,我们不仅要能回答表面的问题,而且要挖掘问题背后的本质,从而一一解答,保证汇报的高效。
小闪在一个国有石油公司工作,最近由于情势不好,工作任务清闲。有一天,领导找他,并问:“最近油价还跌不?”一句表面的疑问,其实领导有更多深层次的担忧。此时,小闪深刻挖掘到领导的心思,并回应道:“目前油价跌涨不大,但也属于这几年来的最低水平。油价低迷,导致部门工作不多,员工工作相对清闲。不过领导也不必忧虑员工们的发展问题,目前科室安排了大量的培训,在工作轻松的情况下安排高级别师父讲座分享工作技能,以备将来人才所需。”
领导一句表面上的问句,如果我们仅从表面来回答,极易让领导心烦并拉长汇报的时间。我们要深思表面问题下领导的担忧,从而提前把解决方法告知领导,使得汇报高效,并赢得领导信赖。
3. 推动汇报的深入
当我们倾听了领导的想法,并正确回答了领导的疑虑,接下来我们需要主动推动汇报的深入。我们可以说:“领导,既然刚才您对这个问题没有异议,我们可否进行下一个议题?”看似简单的一句话,却极易让领导感知到时间的紧迫性,从而加速下个议题的进展。
小然性格内向,见到领导更不敢多说一句。每次工作汇报时,她都处于被动状态。领导不说话,她不主动询问,导致汇报时间冗长。
记得,有一次她跟领导汇报近来的工作情况,本来已经汇报完毕,但她迟迟没说话,领导认为她还有其他问题,就等着她继续陈述。结果,问来问去还是讨论刚才阐述的几块内容,导致时间冗长。如果此时小然说:“领导既然您知道我这块工作情况,您看还有其他问题需要询问吗?有的话,咱们进入下一个议题吧。”
如此简单的问题,使领导察觉到此时交谈的状况,并主动结束了乏味的汇报。我们主动推动汇报的深入,使得汇报更高效,节约了彼此宝贵时间。
复述、深思问题的本质、推动汇报的深入,使你的汇报更加高效。会不会工作汇报,从这三点就能看出来!
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