职场中,很多人怕遇到坏事情,也不愿汇报坏消息。殊不知,坏消息若隐瞒不报,最后被揭发,损伤最大的还是自己。
飞索半导体公司首席执行官约翰.凯斯波特曾说:“如果你有坏消息,那么你最好一开始就告诉我,快说完。你最不想发生的事情,就是在你告诉我之前,已经我被自己发现了。”可见,职场中,最恐怖的是你隐瞒坏消息不汇报,却被领导自我发现。
其实,坏消息隐瞒不报,是最坏的处事方式。那么,我们应如何跟领导汇报坏消息呢?
1. 开诚布公
当有坏消息时,我们要思考表达的方式,并开诚布公地跟领导表述。
开诚布公,领导一般会认为你是敢于承担、主动认错的好下属。有时候,坏消息处理得当,还可增强在领导心中的印象。
刚入职那会儿,我的工作就是帮科室干点杂活,最常见的情况是帮公司的领导打印及复印文件。可能很多人认为,打印文件这么简单,能犯什么错。然而,常在河边站哪有不湿鞋。就在某一天的下午,一个倒霉的事情发生了。
事情是这样的:当时领导急需一批文件做月度总结汇报。而当时领导在准备演示文稿,让我帮忙打印整理纸质资料。事情紧急,而此时偏偏打印机出现了卡纸。我们都知道领导只重视结果,而我若说卡纸领导可能心存疑虑。此时,负责修理打印机的同事尚在开会,时间紧迫,我就自己动手开始处理卡纸的打印机。结果糟糕的是,打印机被我整坏了。
打印机属于精密设备,上面密布了各种传感元件。而我在抽卡纸的过程中,由于方法不当,弄坏了价值连城的设备。当时的我,惊呆了!此刻多么希望这是一场梦,然而一切都晚了。
坏消息已经产生,此时我整理了情绪,想好了表达方式,来到了领导面前。我说:“领导好,我在打印文件的过程中,打印机被我整坏。您看需要我赔公司多少钱?我也会给领导写一份检查,引以为戒,望领导批评。”我当时说话诚恳,语气低落地请求领导谅解。
只见,领导并没有严厉批评我,而是说:“你啊,就是办事鲁莽,这么着急干嘛。你主动认错的态度很好,关于维修费用的话找公司报销吧,但是下不为例。写检查的事就算了,我也不公开批评你了。你要懂得敢于承担、知错就改,比惩罚和批评更重要。”
领导说完此番话,我瞬间感受到温暖,并努力做好其他本职工作。
开诚布公,主动承担错误,是正确汇报坏消息的基础。
2. 解释坏消息的原因
如果一味主动承担错误,不分析原因,很难让领导信服你有改进的意愿。但我们只有主动承担错误,等领导心情平复后,再跟领导解释原因。
很多下属,刚开始就解释原因,很容易令领导反感。因为,领导接收的信息首先是你的借口,而不是主动认错的精神。所以在开诚布公过后,我们找合适的时机解释原因。
比如案例中,当领导心平气和后,我跟领导说:“领导现在我跟您说下发生这件事情的过程,这样总结出来也能避免其他同事犯错。今天因为领导要去做汇报,急需文件。当时,在打印过程中,出现了卡纸。我去找打印机的同事,他还在开会。我害怕耽误领导的汇报进程,想着卡纸把它抽出来就好了,这样领导也不会知道中间的曲折过程,毕竟让您完美汇报才是我们共同的心愿。结果,抽纸的过程中,打印机元件被破坏,然后就发生了今天的事件。”
领导听后,为你的处事大为感动。你做事的一切出发点,其实都是为了领导。而出现了坏消息,也是意料之外的事情。此时,领导心情又平复了些。
解释坏消息的原因,避免让领导觉得你一无是处。如果主动承担错误过后,不主动汇报并阐明原因,也不利于“吃一堑长一智”等经验的积累。
3. 说出解决方案
白宫前国土安全顾问弗兰.唐森德,曾说:“你绝对不可以在没有解决方案的情况下传达坏消息。”
如果你还没构思好解决方案,就贸然承认错误,很可能只是勉强获得领导的同情,但绝对引不起领导的刮目相看。
当然最好给出3中解决方案,让领导做选择题。如果你推荐方案三,那你可以先展示方案一和二,然后跟领导解释为什么方案三更好一些。这样,领导能看出你的应变能力及处理问题的能力。
就如刚才的那个案例,我接着说:“领导,我想出了三种解决措施,还望您来定夺。第一种方案是,我刚才询问了前台,他说会议马上就结束。我们等着打印机同事开完会,让其帮忙修理并继续打印资料;第二种方案是,领导您继续准备资料,我去楼下打印店将其他文件打印完;第三种方案是,我先连接公司其他打印机,将文件交到您手上。然后我去找公司综合管理部的领导,跟他请示错误,以备案修理。
其实,我觉得第三种方案较好,因为文件可以及时打印完毕,而且修理打印机的同事修理时也需上报其领导。如果这样,显得我很被动,不如直接去认错并说明原因,以待那边领导指示下属修理。”
领导说:“你想的挺周到,按你说的办。不过,跟那边领导认错时,态度再诚恳些。”
说出解决方案,需要对比三种方案,并给出自己的建议令领导做选择。这样的错法,更容易被领导接受,并感到你是一个靠谱的人。
汇报坏消息,要开诚布公主动承担错误、解释坏消息的原因,并说出三种解决方案供领导选择。这样的处理方式,容易得到领导谅解,并发现你潜在的能力。
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