人类的精神极易受视觉左右,视觉中的杂物越多,人的注意力越涣散。
我们的大脑,一次仅能高效处理一件事。我们应专注单一事项,尽量避免视觉干扰,而整理则是通往高效工作的有力途径。
1. 从每天的公文包开始
很多职场人士,早上会花一定的时间整理公文包,比如把IPAD、Kindle、电脑和书籍等统统放进书包;下班时,也会花费很长时间,选择带回家的物品。
其实,公文包里的东西很多并不是必需品。放置的书籍也可能因为每次的携带而皱烂不堪,但你从未翻阅。很多人心存安慰或侥幸,以为携带就是自我学习的有利证据,殊不知不曾翻阅的书籍只会无形加重你心灵的负担。
整理,从每天的公文包开始,不如做一次减法,每次只携带必须的物品。这样,释放物品空间的时候,高效提高工作及生活质量。
小然在一家事业单位工作,来回通勤需要两个多小时。为了弥补来往通勤时间的落差,小然每天会在书包里放置Kindle、IPAD及两本书。然而,一个月来,书籍及Kindle等从未动过,却使小然每次挤公车时疲惫不堪。通过一个月的观察,小然发现自己一般在公车上用手机背单词或看电子书,从未用过其他设备。但出于侥幸心理,小然还是每天花费很多时间放置书籍,浪费时间的同时加重了身体负担。
其实,小然是不会整理自己的典范。每天回到家中,我们需列出必不可少的基本物品,如手机、钥匙及金钱等。适度根据第二天的需求添置携带的物品,如天气预报有雨时需携雨伞,将不需要带的东西果断留在家中。
小然通过分析一周的行为,开始整理自己的公文包。每天仅携带手机、信用卡及钥匙等必需品,节约了时间、节省了挤公交的身体消耗,并增加了上班路上愉悦的心情。
请每日回家后,整理下自己的公文包,简约出行、高效生活。
2. 具有舍弃的勇气
很多人可能觉得舍弃,会带来压力。他可能潜意识认为自己带上IPAD,万一中途看个TED呢。其实,他明知道自己一个月从未看过,但仍不敢舍弃。
高效整理,需要我们具备舍弃的勇气。每天回家后,将公文包的物品全部摊开,设定必带物品的优先顺序,然后果断舍弃不用的物品。
我之前也是不懂舍弃,经常丢三落四之时。比如明明有一本书,我根本不曾翻阅。但每天上班前,我都会努力将它放进书包,生怕落下。思索一番,我还是心存万一用到的念头,不懂得舍弃。书包里不敢舍弃的东西多了,必带的物品经常忘记携带。比如,有很多次饭卡忘掉或者钥匙忘取,究其原因还是不需要的东西太多,挤满了你本应清晰明锐的心。
事后,我增强了舍弃的勇气,果断丢弃使用频率太少的东西,高效出行、释放了大脑。
锻炼舍弃的勇气,给自己的大脑留白,给自己少几分经常丢三落四的自责。
3. 办公桌的整洁
杂乱不堪的办公桌,极易损耗人的意志力。比如,当你专注工作时,视觉里杂乱的桌面上突然显现一本小说的影子,你的注意力很容易被其吸引而导致工作低效。
A. 将物品放在固定的位置
比如将笔放在笔筒里或者抽屉的第一层,将项目文件放在抽屉的第二层,总之我们用完物品时要物归其位,减少寻找的消耗。
但职场中,有些人的笔太多放置不在一个笔筒,其实我们不要心存疑虑,保留相同类别的一只即可。要记得,一定要将物品放在固定位置,如果放不开时需审视相似物品,仅保留一只,果断舍弃其他。
B. 文件仅保留最终版本即可
很多职场人士桌面混乱的原因,就是不懂将文件数字化及合并相同的文件。
当一个工作完成时,我们需要数字化文件信息,将可数字化的资料存在电脑空间,丢弃不需的纸质资料。如果纸质文件很重要,我们仅需保留最终版本即可,这样可以极大释放桌面空间。
C. 留有缓冲区
我们可以在桌下放置一个箱子,用作资料的缓冲区。缓冲区是暂时保留不知如何归档的文件或者现今没时间处理的文件。
如果仅保留最终版本的话,很多人会陷入困惑。当不知是否为最终版本时,心存疑虑。此时,我们可将不确定的文件,放入缓冲区,减少大脑处理的空间。等项目完结时,处理缓冲区文件,同时也减少了桌面杂物储存的负担。
整洁的桌面,是高效工作的前提。我们需留出时间,定期清理下桌面空间。
4. 当日邮件当日毕
职场人士,邮件是工作的必需。但如果一直搁浅邮件,会挤爆收件箱,令工作杂乱无章。
养成每日下班前,清理完所有邮件的习惯,将极大提高工作的成效。
小宇工作属于比较被动的那种,经常遇到需要动脑筋的邮件,便懒于处理。有些邮件尚未到截止日期,小宇便拖延。日子久了,邮箱中数百封邮件,使他大脑充满了压力。工作中,突如其来的电话,令小宇感到恐慌。因为,不懂得快速清零当日邮件,小宇工作一度忧郁不堪。
某一天,小宇接触了整理术,开始学着清理邮件。此时,小宇不再拖延,而是竭尽全力处理当日的邮件。自此,小宇工作变得高效,生活也开心起来。
营造清爽空间,提升工作效率。我们可以整理公文包、提升舍弃的勇气、保持桌面整洁并及时清理邮件,高效整理自己的同时,不断提升工作成效。
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