励志文章 能用邮件解决的事情,尽量别打电话!

半世蒼涼2023-04-19  35

导读:职场中,很多人因办公电话的便捷免费,肆意拨打电话。其实,任意拨打电话十分有害,甚至有时会影响你的职业生涯。职场中,能用邮件解决的事情,尽量别打电话!1. 证…

职场中,很多人因办公电话的便捷免费,肆意拨打电话。其实,任意拨打电话十分有害,甚至有时会影响你的职业生涯。

职场中,能用邮件解决的事情,尽量别打电话!

1. 证据丢失

我们都知道电话便捷,但语音沟通有一个缺点是信息不易存留。工作中,很多事情需要多部门协作,而协作之中难免出现利益纠葛。此时若仅有电话沟通,证据尽失,极易使自己处于不利的地位。

朋友小罗在一家大型企业工作,工作中各个项目均需与不同专业间配合。小罗负责采购设备,但与其相关的配电、仪器、地基基础等均需其他部门配合。工作中,有时项目工期紧张,小罗为节约时间用电话沟通,以确保信息高效与省时。

最终,项目按照预定时间完成。看似平凡的一天,小罗却收到了一个紧急电话。电话中指出现场仪表型号不符合采购要求,需要小罗这边赔偿损失费。仪表有问题,小罗首先想到的是跟仪表室进行确认,以澄清问题的根源。其实,在采购时,业主说过变更仪表型号问题。事出紧急,小罗直接用电话告诉了仪表负责人,而负责人也当场应允。可能当时仪表负责人忘记了,总之仪表型号最终没更改。

如今出现问题,小罗去找仪表负责人。可能是他真的忘记,或者有意规避过失,总之完全不承认责任。最终,导致小罗所在部门支付了大笔费用,而且受到领导的通报批评。

能用邮件解决的事情,尽量别打电话!电话便捷的同时,也有隐患。它难以保存信息及遗留证据,所以事情紧急时,我们可先用邮件处理问题,紧跟电话高效沟通。切勿只用电话,最终害了自己。

2. 干扰别人

你因为电话便捷而随意拨打,而对方可能因此被你多次打断工作。紧急或重要事务需要拨打电话,而普通事务尽量邮件或短信解决。

我们要清楚,电话设置的目的不是闲聊,也不是免费随意。它是为了紧急和重要事务而设置,有着特定的用途。很多职场人士,不懂电话的用途,任意拨打。

比如经常听到隔壁的同事小刘,一通电话打过去,竟是咨询一些琐事。这样的情况,不仅影响了听话人,也打扰了周围同事。能用电话的事情,属于紧急度高或重要程度强的,如临时会议等,而非一般事情的讨论。

小军工作异常忙碌,由于他业余时间用功学习,PS技术很棒。公司一些爱美人士,纷纷来找他P图。一般是通过短信或邮件,询问小军是否有空帮忙处理。而有一个同事小李,经常打电话问小军空闲时间,并希望小军可以帮忙修改图片。多次之后,小军终于难挨不住,对小李说:“下次尽量别用电话咨询P图事宜,这样会一次次影响我的工作状态。下次有事可以邮件或短信咨询,我不忙时定会回复你,谢谢。”

一通电话拨出,意味着对方在的话必须接听。而此时对方若正沉思工作,而你却沟通一些小事,这样极易打扰别人,令人生厌。

能用邮件解决的问题,尽量少打电话。不随意打扰别人,也是对自己的尊重。

3. 影响职业发展

可能很多人觉得一通电话,怎么会影响职业发展。其实,电话意味着即兴表达,它比可反复修改的邮件对人的要求更高,电话中极易暴露性格缺点及处事风格。

公司中经常有一些同事,打电话时提前挂断,在领导心中留下极差印象;一些同事,打电话时表述不清,让领导怀疑其做事能力;一些同事,打电话时爱抢话,使领导极具厌烦。这些情况出现,都会影响一个人的职业发展。而若能用邮件解决,此类瑕疵完全可以隐藏。

小华在公司里处事谨慎,收发邮件仔细认真。但他的表达能力很差,所以很不情愿跟领导电话沟通。小华想出了一个办法,他每次打电话前都在脑海排练一遍,且将要点写在便签上以防条理不清。他每次都等领导挂电话,并等着领导讲话完毕才发表自己的看法。就这样小华不断规避自己的缺点,并在电话沟通中保全了自我。

能用邮件解决的问题,尽量别打电话。电话极易暴露一个人的缺点,如果真有急事不得不电话沟通,请记得用小华方式,提前演练与归纳,这样更利于未来发展。

能用邮件解决的问题,尽量别打电话。邮件能帮你保存证据、尊重他人时间,进而有利于职业发展。

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