职场中,很多人汇报漫无边际,想到哪说哪。其实,掌握正确的汇报思路,大大提升汇报效果。做好下面三件事,将使你超越大部分汇报人。
1. 快速讲清目标
很多人,汇报时框框而谈,5分钟之内还四处游荡,不着边际。其实,工作汇报需要高效与便捷,开场30秒之内将清楚你的汇报目标,才是汇报应具备的技巧。
小梅是公司里做项目管理工作,每天工作勤勤恳恳,工作成效也不错。但是,她有致命的缺点,不懂得如何汇报。记得,有一次在公司领导面前做项目汇报,讲了3分钟还没有讲到自己汇报目标,只见下面的领导都在漫无目的刷着手机。小梅万分焦急,但也无法换回领导的注意力。这次汇报,只能以失败告终。
事后,小梅分析了自己的原因,并学习了一些汇报技巧,并主动运用开场30秒之内讲清楚目标。小梅这次汇报时,直接开始说:“领导好,今天我将汇报项目情况。整体来说项目情况明显不如去年,我今天的汇报目标是希望领导帮忙协调其他分公司的情况,以便我们进一步落实后续工作。”
当小梅汇报完目标后,领导们都集中起来。因为小梅主动把目标告诉领导,领导感到此次汇报与他们息息相关。当目标说清之后,领导会根据你的目标而理解你汇报的思路,而不是听你讲了5分钟故事,仍不明所以。
30秒之内将清目标,是汇报过程非常重要的技巧。开头的汇报,尤为重要。你将自己的目标汇报清楚,更利于领导帮你解决问题,从而使汇报更具吸引力。
2. 阐释议题的重要性
开始30秒之内汇报完目标后,我们接着需要讲解汇报的重要性,这样才利于领导持续关注你汇报的内容。
很多职场人,汇报完目标后,就肆意让领导满足其意图。殊不知,没有人喜欢为无价值的东西花费精力。此时,汇报的过程需要我们阐释议题的重要性。
小宇在IT部分工作,平时周末也会跟领导做一次工作汇报。其实,小宇汇报时也会说明汇报的目标。但是,随后却是一堆对领导的要求,令领导厌烦。但当小宇采取新的策略,随后阐释议题的重要性时,结果大为不同。
比如小宇汇报完,此次的目标是希望领导能尽快批复客户反馈意见。如当初只是说明目标,然后对领导提各种要求的话,恐怕还是以失败告终。而这次,小宇说:领导您的快速批复,将起着至关重要的作用,因为客户的意见是我们进行工作的首要资料。如果我们拼命工作,而得不到客户意见反馈,无异于缘木求鱼。希望在项目工期内快速完成任务,还望领导尽快批复。
当领导得知此次议题的重要性时,他会按照你的思路走,从而使你的汇报效果更好,更快地解决问题。
3. 赢得领导承诺
很多跟领导汇报的过程,需要我们得到一个批复和承诺,这样的汇报也会更有效。
得到后续跟进的承诺,意味着我们的汇报具备了意义,也利于今后工作的开展。我们要明白汇报的目的,有时候就是得到领导的承诺与称赞。
小闪在财务部门工作,每天的财务工作令小闪忙碌不已。他每周末都主动跟领导汇报,但他更希望能得到领导承诺,希望领导能意识到自己工作压力大,需领导合理安排工作任务。采用讲清目标、阐释议题的重要性后,他主动跟领导沟通,并成功令领导同意,合理减少他目前的工作任务。
我们要明白汇报的目的是得到领导的承诺与反馈,而这将会极大促进日后的工作进程。
快速讲清目标、阐释议题的重要性及赢得领导的承诺,做好这三点,你将超越大部分汇报人。
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