年终将近,最近加班的职场人士不在少数。为了业绩,为了年终奖,大家拼命在年前刷新数据。当然,领导也会不断布置任务,期待下属不断有新的产出。
我在大型国企工作,年终是一年中最忙碌的时候。近日刚完成了任务,领导又布置了两天的新任务,但我用4小时就解决了,空余一天时间用于提升自我。
究竟如何用4小时搞定2天的工作任务呢?
1. 纵观工作任务
很多职场人士,一拿到任务就马上行动。殊不知,很多简单的类似问题可以马上解决,进而加快工作效率。
近日,领导给我布置了14个工作文件,大都需要Excel进行处理。领导说:“请把这些文件2天之内处理完毕。”
按照以往的工作效率,这些文件大概耗时两天左右。但这一次我更换了工作模式,4小时便完成了任务,从而多出有一天时间提升自我。
首先,我没有马上处理任务,而是把工作表进行了梳理,纵观整个工作清单。我把相同类似的文件归在一起,这样14个文件一共分成了四大类,然后在根据类别处理问题。
其次,我先处理简单的文件,这样如果领导急需,我便可以先将这批文件交差,以体现工作量。如果,我没有提前纵览工作清单,而是从头开始,万一刚开始的文件难以处理,领导明日来问询时,我一个文件还没处理完,他肯定会心情不悦。
拿到工作任务后,我们要纵观工作任务,对任务进行归类并提前处理简单的任务,这样可以不断增强自信,并随时提现工作量。
2. 提前沟通并提交一个文件验证
很多职场人士,一味埋头苦干,到头来发现时间消耗最大。我们应该提前咨询有经验的师傅,并快速完成同类中的一个已验证领导意图,进而快速迭代完成任务,避免做重复性工作。
比如,领导交给我的14个文件,可以分为4大类。首先,我把这4类文件提前预览了下,在脑海中快速运转,整理出一个自己搞不定问题的清单。针对这4类文件的问题清单,我提前跟领导沟通并谈谈自己的处理方法。此时,切不可一味地询问领导,而不谈自己的方法,避免成为领导讨厌的伸手党。
此时,领导对我的方法给出了反馈,并指出了修正措施。我按照领导意图,快速做完同类文件中的一个,交给领导审阅批改,这样便不会在相同类型的文件中重复修改,从而加快了工作效率。
拿到工作任务后,我们要提前针对同一文件问题进行交流,已获悉领导意图,然后快速提交文件,快速迭代以便提升工作步伐。
3. 保持专注
当工作的思路理清后,我们要有一个高效的专注时间。
当领导批复完意见后,我会设置25分钟一个的番茄钟,从而保证高效处理任务。如果在工作中无法保持专注,很容易多次返工造成时间的浪费。比如,你无法专注任务时,被某事情吸引,当你再次回到工作状态,可以需要花费数十分钟。这样多次游走的注意力,对你的时间消耗极大。
当开始处理同类文件时,我手机静音并关掉网络,启用时长为25分钟的番茄钟,每个番茄钟之间休息3分钟,如此循环往复,保证专注的同时提升了工作成效。
拿到工作任务,理清工作思路后,我们可以设置番茄钟来保持专注,并不断提升工作效率。
4. 擅用工具
职场中,我们需熟悉常用的工具并不断应用到达熟练程度。
很多职场中的工作慢是不擅用使用工具而致。比如重命名文件,可以用F2快捷键,而很多员工,用“右击鼠标→重命名”的方式,浪费掉很多时间。当然,每个人工作内容不同,但要记得及时总结和梳理所用工具。
我这次任务是处理Excel文件,可以采用批处理和宏命令,集中修改相同文件的内容。这样可以一次处理多个文件,高效提升了工作效率。
如果工作中常用某一工具,我们可以好好研究并提高工具的使用效率。一旦常用工具技能提高了,你的工作能力将提升数倍。
当你用4小时的时间,处理掉2天的工作量,你会发现可供自我提升的时间逐渐增多。
接到任务时,我们可以纵观工作任务、提前沟通并提交文件验证、保持专注和擅用工具,这样你的工作效率会不断提升,逐步赢得领导信赖。
以上就是小编为您精心准备的“励志文章 领导交给2天的任务,我是如何用4小时搞定的?”相关内容,希望您能喜欢!